РАЗМЕСТИТЬ СВОЮ СТАТЬЮ РАЗМЕСТИТЬ БАННЕР

Создание архива в организации

Создание архива в организации

О важности создания архива организации не стоит и говорить: каждый, кто хоть раз работал в компании, в которой нет архива, знает, как сложно сориентироваться в бумагах, разобраться в документах и найти нужное. Чем дольше компания ведет работу, тем больше становятся залежи бумаг, тем больше теряется, тем сложнее становится не только вести текущую работу, но и составлять отчеты.

Вывод напрашивается сам: нужно как можно быстрее приступать к созданию архива. Теоретически это можно сделать своими силами, но на практике такая работа требует очень серьезной подготовки и знаний. Поэтому удобнее обратить к специалистам, найти которых можно, к примеру, здесь: http://pga-spb.ru/sozdaniye-arkhiva-na-predpriyatii.

Подготовка

Независимо от того, создаете вы архив своими силами или решили довериться специалистам, первым делом нужно тщательно подготовиться: разобрать имеющиеся документы и выбрать из них то, что подлежит хранению. Практика показывает, что в компаниях, как правило, скапливается большое число бумаг, которые вообще не имеют отношения к делу: черновики, распечатки с ошибками, записки и просто испорченная бумага. Отдельная категория — устаревшие документы, которые не подлежат длительному хранению.

Все это нужно тщательно проверить, а затем сдать в переработку. Если накопились большие объемы, имеет смысл сдать макулатуру за деньги. Это экологически правильное и разумное решение, которое позволит немного снизить мусорный след вашей компании.

Сортировка и разделение на категории

Следующий важный этап уже имеет отношение к непосредственному созданию архива. Все оставшиеся документы должны пройти проверку на достоверность. Кроме того, в процессе отбора наверняка обнаружится, что каких-то бумаг не хватает: они могли быть утрачены, повреждены или вовсе не получены вовремя. Сотрудники компании, занимающейся у вас архивным делом, составят список и помогут восстановить все недостающие файлы.

В дальнейшем начинается систематизация бумаг, которая должна проводиться в соответствии с требованиями архивного законодательства. Бумаги подразделяются на категории по типу, предполагаемым срокам хранения, датам получения и другим признакам. Потом из них составляют дела и подшивают их в папки.

Размещение архива

Очень важно решить, где будет храниться архив. Существует два основных варианта:

  • в офисе компании;
  • в специальном архивохранилище.

Если вы остановитесь на внеофисном хранении, то никакой подготовки с вашей стороны не потребуется: архивисты проведут подготовку бумаг и разместят их в специально оборудованном для этого помещении. Если же вы захотите, чтобы бумаги находились в вашем офисе, то придется подготовить помещение в соответствии с требованиями, которые предъявляются к таким помещениям.

создание сайтов симферополь

Интересные статьи

  • Как инвестировать в современную живопись

    Можно сказать, что рынок произведений искусства является не только результатом творчества художников, но и отдельным сектором индустрии финансов. Инвестиции в современное искусство не требует миллионных вложений и вполне доступно среднему классу России.

  • Гороскоп на 22 августа — оракул Depils'a

    Сегодня у всех будет получаться мысленно отвлекаться от действительности и погружаться в строительство воздушных замков, при этом со слов строителей этих замков, всё будет выглядеть весьма убедительно. Но возвращение в реальность обязательно насупит и вот тут может возникнуть не самая приятная ситуация.

  • Гелевые ногти

    Ухоженные руки и красивые ногти говорят о том, что представительница слабого пола следит за собой и старается всегда быть на высоте. Но в силу многих причин постоянно ухаживать за своим маникюром многим девушкам просто не хватает времени и сил.

  • На что нужно обратить внимание в период беременности

    Во время каждого посещения вас взвесят, проверят артериальное давление и определят размер матки для приблизительной оценки величины развивающегося зародыша. Ниже описывается ряд моментов, заслуживающих вашего внимания в период беременности.

  • Раздельное питание — значит рациональное

    Ибн Сина, к примеру, в своей книге «Канон врачебной науки» подробно рассматривает, какие продукты полезны для здоровья и должны употребляться в пищу постоянно, а какие – нет. Каждый должен знать принципы рационального питания.

  • Ежедневная уборка квартиры, дома и офиса силами профессионалов

    Этому может способствовать большая проходимость людей по территории помещения или необходимость очищения помещений после капитального или косметического ремонта. В большинстве случаев эту функцию выполняет клининговая компания, которая за краткое время и с минимальным количеством участников добивается безупречной чистоты помещений.