РАЗМЕСТИТЬ СВОЮ СТАТЬЮ РАЗМЕСТИТЬ БАННЕР

Создание архива в организации

Создание архива в организации

О важности создания архива организации не стоит и говорить: каждый, кто хоть раз работал в компании, в которой нет архива, знает, как сложно сориентироваться в бумагах, разобраться в документах и найти нужное. Чем дольше компания ведет работу, тем больше становятся залежи бумаг, тем больше теряется, тем сложнее становится не только вести текущую работу, но и составлять отчеты.

Вывод напрашивается сам: нужно как можно быстрее приступать к созданию архива. Теоретически это можно сделать своими силами, но на практике такая работа требует очень серьезной подготовки и знаний. Поэтому удобнее обратить к специалистам, найти которых можно, к примеру, здесь: http://pga-spb.ru/sozdaniye-arkhiva-na-predpriyatii.

Подготовка

Независимо от того, создаете вы архив своими силами или решили довериться специалистам, первым делом нужно тщательно подготовиться: разобрать имеющиеся документы и выбрать из них то, что подлежит хранению. Практика показывает, что в компаниях, как правило, скапливается большое число бумаг, которые вообще не имеют отношения к делу: черновики, распечатки с ошибками, записки и просто испорченная бумага. Отдельная категория — устаревшие документы, которые не подлежат длительному хранению.

Все это нужно тщательно проверить, а затем сдать в переработку. Если накопились большие объемы, имеет смысл сдать макулатуру за деньги. Это экологически правильное и разумное решение, которое позволит немного снизить мусорный след вашей компании.

Сортировка и разделение на категории

Следующий важный этап уже имеет отношение к непосредственному созданию архива. Все оставшиеся документы должны пройти проверку на достоверность. Кроме того, в процессе отбора наверняка обнаружится, что каких-то бумаг не хватает: они могли быть утрачены, повреждены или вовсе не получены вовремя. Сотрудники компании, занимающейся у вас архивным делом, составят список и помогут восстановить все недостающие файлы.

В дальнейшем начинается систематизация бумаг, которая должна проводиться в соответствии с требованиями архивного законодательства. Бумаги подразделяются на категории по типу, предполагаемым срокам хранения, датам получения и другим признакам. Потом из них составляют дела и подшивают их в папки.

Размещение архива

Очень важно решить, где будет храниться архив. Существует два основных варианта:

  • в офисе компании;
  • в специальном архивохранилище.

Если вы остановитесь на внеофисном хранении, то никакой подготовки с вашей стороны не потребуется: архивисты проведут подготовку бумаг и разместят их в специально оборудованном для этого помещении. Если же вы захотите, чтобы бумаги находились в вашем офисе, то придется подготовить помещение в соответствии с требованиями, которые предъявляются к таким помещениям.

создание сайтов симферополь

Интересные статьи

  • Как развить адекватность: 10 самых действенных упражнений

    Если мужчина способен заставить меня смеяться, это уже половина успеха. И дело не только в том, что я люблю смеяться.

  • Одиноки ли мы во Вселенной?

    Действительно, та очевидная быстрота, с которой возникла жизнь на Земле, и относительное обилие органических соединений в космосе наводят на мысль о существовании жизни и где-то еще во Вселенной — так рассуждает Дж. Раммелл, руководящий экзобиологической программой НАСА.

  • Женский браслет остаётся незаслуженно без внимания

    Почему так происходит? Российские девушки и женщины предпочитают вместо браслета носить бижутерию на шее или золотые украшения в виде цепей, сережек и колец. Причины такого выбора следует искать в истории.

  • Как воспитать джентльмена

    Но можно ли считать такой подход правильным? Что в современном мире включает понятие «джентльмен»? Если в викторианскую эпоху словом «джентльмен» характеризовали благородное происхождение, то сегодня так называют образованных, галантных мужчин, которые обладают чувством собственного достоинства, с уважением относятся к окружающим. Роль отца в воспитании джентльмена И мама, и папа должны осознавать, что любые жесткие методы воспитания способны подорвать восприятие мира мальчиком, негативно отразиться на его будущих отношениях с противоположным полом.

  • Ежедневный гороскоп на 12 марта

    Неважно, будут ли они делового характера или сугубо личного. Несмотря на то, что дорога — это всегда хлопоты, Вам она доставит удовольствие.

  • Почему отекают ноги

    Выявить причину того, почему отекают ноги, — первый шаг на пути к избавлению от дискомфорта. Как снять отеки на ногах? Отечность ног сигнализирует о проявлении того или иного заболевания.