Основными функциями деловой беседы являются:
- — поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;
- — обмен информацией;
- — контроль начатых мероприятий;
- — взаимное общение в заданной среде;
- — поиск и оперативная разработка идей;
- — поддержание контактов на требуемом уровне.
Структура беседы включает следующие составляющие:
- — подготовка к беседе;
- — установление места и времени встречи;
- — начало беседы, вступление в контакт;
- — постановка проблемы передачи информации;
- — аргументирование; — опровержение доводов собеседника;
- — анализ альтернатив;
- — поиск оптимального или альтернативного варианта;
- — принятие решения;
- — фиксация договоренностей;
- — выход из контакта;
- — анализ результата беседы, своей тактики общения.
Подготовка к деловой беседе включает составление ее плана на основе:
- — установления основных задач;
- — поиска подходящих путей для решения этих задач;
- — анализа внешних и внутренних возможностей осуществления плана;
- — прогноза возможного исхода беседы;
- — сбора необходимой информации о будущем собеседнике;
- — выбора наиболее подходящей стратегии и тактики общения (давления, манипуляции, просьбы, помощи, сотрудничества).
Установление места и времени встречи предполагает демонстрацию определенной позиции:
- — позиция «сверху»: «Я жду Вас в 16 часов у себя»;
- — позиция «снизу»: «Мне желательно с Вами посоветоваться, когда и куда мне подъехать?»;
- — позиция «на равных»: «Нам бы надо поговорить.
Давайте согласуем место и время встречи». Начало беседы, вступление в контакт — важные элементы структуры деловой беседы. Вначале следует исключить неуверенность, обилие извинений; неуважение, пренебрежение к собеседнику.
Основные приемы начала беседы
1. Прием снятия напряжения заключается в нескольких приятных фразах личного характера, легкой шутке.
2. Прием «зацепки» — это может быть необычный вопрос, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай, краткое изложение проблемы.
3. Прием «стимулирования воображения» — постановка ряда вопросов, которые должны быть рассмотрены в беседе.
Опровержение доводов собеседника предполагает, в частности, что если на ваши доводы последовали возражения, то: — выслушивайте сразу несколько возражений: собеседник раздражается, если его перебивать, да еще на самом главном; — не спешите с ответом, пока не поймете сути возражений; — выясните, действительно ли возражения вызвали разные точки зрения или, может быть, вы не точно сформулировали суть вопроса; — задавайте вопросы так, чтобы собеседник оказался перед необходимостью выбора между двумя вариантами ответа.
Выход из контакта — также важный элемент делового общения. Итоги беседы должны быть резюмированы. Полезно установить конкретные сроки, способ информирования друг друга о результатах намеченных действий. Поблагодарите собеседника.
Деловая беседа в обязательной степени проводится при трудоустройстве человека на работу. Именно в этой ситуации работодателем и кандидатом на работу демонстрируются психолого—педагогические навыки и умения вести деловую беседу.
В ходе отборочного собеседования должны быть изучены ответы на следующие вопросы: сможет ли кандидат выполнять данную работу; подойдет ли он для данной работы; будет ли этот выбор наилучшим.
Обычно деловая беседа в форме структурированного интервью с поступающим на работу длится не менее 20 мин. Цель беседы (интервью) — оценить профессионально—важные деловые и личные качества кандидата: — профессиональные знания и опыт работы; — степень заинтересованности в данной работе; — активность или пассивность жизненной позиции; — целеустремленность и готовность решать максимально сложные задачи; — степень самостоятельности в принятии решений и ответственности за результаты своей работы; — стремление к лидерству; — способность руководить и готовность подчиняться; — уровень интеллектуальной активности, способность творчески подходить к решению проблем; — готовность рисковать или излишняя осторожность; — умение хорошо говорить и слушать; — внешность и манеры поведения; — честность и порядочность.
При подготовке к деловой беседе работодателем (менеджером по персоналу) составляется список из 15—20 основных и 10—20 дополнительных вопросов.
Источник: Быков А. К., Психолого—педагогический практикум