Дата публикации: 6 августа 2019 г.
Когда возникает необходимость в организации любого мероприятия (будь то день рождение, роскошная или скромная свадьба, корпоративный праздник, семинар или зажигательная PR-акция) существует несколько сценариев развития дел. Можно все организационные моменты взвалить на собственные плечи, либо поручить столь нелегкий труд праздничному агентству, специалисты которого учтут все нюансы и подготовят незабываемое мероприятие.
Не каждому человеку присущи организаторские способности, поэтому справиться с подготовкой мероприятия может быть непросто, а кроме способностей просто необходимо чувство стиля и много свободного времени. В случае, когда все же принято решение, что организацией будет заниматься event-агентство, к выбору стоит отнестись ответственно, чтобы праздник не стал одним сплошным разочарованием.
Знайте свои нужды
Необходимо составить свой список основных критериев праздника и озвучить их на встрече с организатором. Остальное либо предложите решить самостоятельно агентству, либо обсудить по ходу возникновения вопросов.
Внимательно проверьте агентство
Сделав выбор в пользу компании, обязательно ознакомьтесь с его историей. Выясните, работают ли они официально, найдите отзывы о проведенных мероприятиях. Если агентство только начинает работу с клиентами, и о репутации ничего неизвестно, рисковать не стоит, даже если стоимость услуг будет в разы ниже.
Опыт превыше всего
Ищите агентство с обширным списком проведенных мероприятий и широкой клиентской базой. Ведь это значит, что компания учитывает любые пожелания и решает возникающие проблемы. А также у такого агентства много полезных и нужных контактов с представителями отелей, магазинов, поставщиков. Положительные отзывы – основа выбора!
Местоположение агентства
Расположение праздничного агентства немаловажный фактор. Ваш event-менеджер должен быть всегда на связи и прибыть в кратчайшие сроки на место в случае необходимости.
Общительность
Еще одним признаком хорошего агентства является организатор, обладающий хорошей коммуникабельностью. При первой встрече можно оценить социальные навыки. Если менеджер явился в неопрятном виде, не может грамотно и интересно построить разговор, то это – не ваш вариант!
Хорошие связи и партнеры
Стиль и уникальность мероприятию придают хорошие ведущие, артисты, музыканты, оформители и другие партнеры, которых агентство приглашает для подготовки праздника. На первой же встрече расспросите менеджера о компаниях и партнерах, с которыми они сотрудничают и заказывают услуги.
Не экономьте
При организации праздника в первую очередь необходимо определиться с размером бюджета. Если бюджет праздника ограничен, то выбор event-агентства не та статья расходов, где можно сэкономить. Именно правильно выбранный организатор поможет вам уложиться в запланированную сумму и получить в итоге стильный и веселый праздник.
Хорошее оборудование – залог успеха
И снова о деньгах. Вы можете урезать расходы на оформление зала, флористику, сервировку и украшение столов, можно даже пригласить меньше артистов, но на оборудовании экономить не стоит. Качественный звук, освещение, специальное оборудование типа шоколадных фонтанов и прочее задаст правильное настроение вашему празднику. Если менеджер предлагает сэкономить на этом – он вам не подходит.
Не распыляйтесь
Основательный подход к выбору праздничного агентства позволит из общей толпы выделить несколько кандидатов, которые подходят именно вам. Если же так и не знаете кого выбрать, проведите более тщательный отбор, помните, отзывы благодарных клиентов – прежде всего!
Взаимовыгодное сотрудничество
Профессионалы своего дела обязательно постараются учесть все ваши пожелания, не будут навязывать дорогие услуги и выгодных, по их мнению, поставщиков, не станут предлагать самые дорогие рестораны. Один из критериев хорошего праздничного агентства – это умение работать с потребностями и пожеланиями клиента. И помните, организатор только предлагает и советует, а вы уже решаете, подходит ли это вашему празднику или стоит рассмотреть другие варианты.